通常的英语怎么写

写文章，尤其是想把事情说清楚的时候，有一个原则很简单：说人话。这就是“通常的英语”（Plain English）的精髓。它不是指把内容变得幼稚或者“ dumb down ”（过度简化），而是指把话说得清楚、直接，让读者第一次读就能明白。 这样做的目的是为了有效沟通，读者能轻松找到、理解并使用你需要他们知道的信息。 听起来很简单，但实际做起来，很多人都会犯错。

先搞清楚为谁写

动笔之前，最重要的事是想清楚你的读者是谁。 这不是一句客套话，而是决定你写作方式的根本。你要像跟一个具体的人聊天一样去写。 比如，你是在给一个刚入行的工程师解释一个技术问题，还是在给客户说明一个产品怎么用？这两者的背景知识、熟悉的名词术语完全不同。

给工程师写，你可以用一些行业内的术语，因为他们懂。但是，如果你必须用到专业术语，第一次出现时最好解释一下它的意思。 比如，你可以说：“我们需要优化网站的SEO（搜索引擎优化），也就是通过一些方法让我们的网站在谷歌搜索里排名更靠前。”

而给客户写，就得把所有技术细节都转化成他们能理解的语言。他们不关心技术实现的过程，只关心这个产品能为他们解决什么问题，以及如何操作。 比如，不要说“本产品采用了先进的异步处理技术”，而应该说“你可以同时处理多个任务，不用一个一个排队等待”。

想不清楚读者是谁，就很容易写出那种看似专业、实则空洞无物的内容。那种文章，作者可能自我感觉良好，但读者读完只会觉得云里雾里。

多用简单、直接的词

写作不是为了炫耀你的词汇量。研究表明，即使是受过高等教育的人，也更喜欢阅读简单明了的内容。 日常沟通中，没人会说“就餐”代替“吃饭”，或者说“对该事宜进行批复”代替“同意这件事”。写作也是一样，用简单、常见的词能让文章更亲切，也更容易被理解。

举个例子，下面这些词都可以用更简单的词代替：

• “Utilize”（利用）可以换成 “use”（使用）。
• “Purchase”（购买）可以换成 “buy”（买）。
• “Inquire”（询问）可以换成 “ask”（问）。
• “At this point in time”（在当前这个时间点）可以直接说 “now”（现在）。

这并不是说完全不能用复杂的词。有时候，一些专业术语是必须的，因为它表达的意思很精确，没有更简单的替代词。 但原则是，如果有更简单、同样准确的选择，就用简单的那个。

句子要短，一件事只用一句话说

长句子是清晰沟通的敌人。一个句子如果包含了太多的信息点，读者就很难跟上你的思路。 比较理想的句子长度是15到20个单词。 这不是一个硬性规定，但可以作为一个参考。

关键原则是：一句话只说一件事。

比如，看这个句子：“我们的团队经过多次讨论和市场调研，最终决定在新版本中加入用户反馈功能，这个功能旨在帮助我们更好地了解用户需求，从而持续改进产品体验。”

这个句子包含了至少三个信息点。我们可以把它拆分成几句短句：

“我们的团队做了市场调研，也讨论了很多次。我们决定在新版本里增加一个用户反馈功能。这样，我们就能更好地了解用户需要什么，然后改进产品。”

拆分之后，每句话的意思都更清楚，读起来也更轻松。而且，短句和稍长一点的句子结合使用，能让文章更有节奏感，不会显得单调。

主动语态更有力

主动语态和被动语态的区别在于谁是句子的主语。

• 主动语态：“我们发布了新版本。”（主语“我们”是动作的执行者）
• 被动语态：“新版本被我们发布了。”（主语“新版本”是动作的承受者）

在大多数情况下，主动语态更好。因为它更直接、更有力，也更符合我们说话的习惯。 被动语态的句子通常更长，而且听起来比较官僚、刻板。 比如，“一个错误被犯下了”听起来就像在推卸责任，而“我们犯了一个错误”就直接得多。

当然，被动语态也有它的用处。比如，当你不知道谁是动作的执行者，或者想强调动作的承受者时。例如：“我的钱包被偷了。” 在这里，谁偷的不重要，重要的是钱包丢了。

但是在商业写作和日常沟通中，90%的情况下都应该优先使用主动语态。检查一下你写的邮件或报告，看看能不能把“问题将被解决”改成“我们会解决这个问题”，把“报告已提交”改成“我已经提交了报告”。

结构清晰，善用列表和标题

一篇好的文章不只是文字的堆砌，还需要有清晰的结构。开始写之前，先想好你要讲哪几点，然后按逻辑顺序排列。 可以先列个大纲。

在文章内部，要善于使用工具来帮助读者理解。

• 标题和副标题：用标题把文章分成几个部分，每个部分只讲一个主题。 这样读者一眼就能看明白文章的结构，也可以快速找到他们感兴趣的内容。
• 列表：当你需要列出几个要点、步骤或者例子时，用项目符号（bullet points）或编号列表。 列表能把信息拆解开，让内容看起来不那么拥挤，也更容易被记住。

想象一下，如果一份说明书把所有步骤都写在一个大段落里，没有任何分隔，阅读体验会非常糟糕。把它变成一个编号列表，比如“第一步：打开开关。第二步：连接设备。第三步：开始使用。”就会清晰很多。

删除不必要的词

写作的一个好习惯是，写完之后再读一遍，把所有不必要的词都删掉。 很多我们习惯使用的词其实并没有实际意义，只是让句子变长了而已。

• 冗余的短语：比如“added bonus”（额外的奖励），“bonus”本身就是额外的好处。直接说“bonus”就行了。 还有像“in order to”，直接用“to”就可以。
• 弱化词：比如“personally”、“in my opinion”（在我看来）这类词。 你写的东西当然是你自己的观点，不需要特意强调。还有像“really”、“very”这些词，通常可以用一个更强有力的词来代替。比如，与其说“very big”，不如说“huge”。
• 官僚套话：比如“It should be noted that…”（需要注意的是…）或者“The fact of the matter is…”（事实是…）。这些话完全可以删掉，直接说事实。

马克·吐温有句名言：“我没时间给你写一封短信，所以我写了一封长的。” 这句话说明，把文章写得简洁明了，其实比写得冗长更需要花心思。每一次删减，都是在帮你把核心信息提炼出来。

总的来说，用“通常的英语”写作，核心就是站在读者的角度思考问题。 你的目标不是展示自己有多聪明，而是让对方能毫不费力地接收到你想要传达的信息。这需要练习，但一旦你养成了这种习惯，无论是写邮件、报告还是文章，沟通效率都会高很多。