用英语写信怎么写

用英语写信怎么写？

这问题，问得真好，也好大。大到我觉得任何一个想用一篇文章给你讲明白的人，要么是没写过几封“活”的信，要么就是想卖你课。因为这问题压根儿就没有一个标准答案。

说白了，就俩字：语境。

你写给你十年没见的澳洲二舅，和你写给那个天天催你交报告、邮件标题恨不得全用大写字母的老板，能一个路数吗？你给暗恋对象发的试探性小邮件，和你给签证官写的催签信，能用一个语气吗？显然不能。所以，别再抱着那些“英文书信大全”啃了，那些东西顶多算个骨架，有时候甚至是具僵尸。真正的血肉和灵魂，得你自己往里填。

我们先聊聊大家最头疼，也最容易被条条框框束缚的——正式书信。

这玩意儿，是大多数人学英语写作的起点，也是噩梦的开始。什么“Dear Sir or Madam”，什么“Yours faithfully”，什么“Yours sincerely”，背得滚瓜烂熟。老师告诉你，不知道对方姓名性别，就用“Dear Sir or Madam”，结尾用“Yours faithfully”。知道对方姓名，比如“Dear Mr. Smith”，结尾就用“Yours sincerely”。听起来是不是特别规矩，特别有道理？

有。在一百年前的伦敦，大概是这样。

如今你再一封邮件上来就“Dear Sir or Madam”，对方十有八九觉得你是垃圾邮件。真的。现在这个时代，除非是极其严肃、古板的法律文件或者你完全无从得知收件人信息的投诉信，否则这个称呼已经快进博物馆了。更常见的做法是，如果你实在不知道对方是谁，就用职位，比如“Dear Hiring Manager”（写给招聘经理的），或者“To Whom It May Concern”（敬启者，但也越来越少见了），甚至直接用“Dear [公司名] Team”。这显得你至少做了点功课。

再说说那个“Yours sincerely”和“Yours faithfully”的破规矩。我跟你讲，除了在英国和一些英联邦国家，而且还得是非常正式的场合，现在真没那么多人纠结这个了。在美国，一封商业信函，用“Sincerely”就非常得体，它自己就一个词，后面跟个逗号，完事儿。更普遍的，也是更安全的商业邮件结尾敬语，是“Best regards,”或者“Kind regards,”。这两个简直是万金油，不知道用啥的时候，用它准没错。显得有礼貌，又不至于太疏远或者太亲密。

你看，光是一个开头一个结尾，里面的门道就这么多。这还只是冰山一角。正式书信的核心，不是这些词本身，而是一种姿态：尊重、专业、有距离感。你的用词要精准，句子结构要完整，避免使用俚语和缩写（比如用“I am”而不是“I’m”，用“do not”而不是“don’t”）。你的目的要清晰，开门见山，别绕弯子。比如求职信，第一段就得说清楚你申请什么职位，从哪儿看到的招聘信息。逻辑要清楚，一段说一件事。这才是正式书信的灵魂。那些词句，只是它穿的衣服。你总不能穿着燕尾服去沙滩上跑吧？

聊完了让人窒息的正式信，我们来说点有呼吸感的——非正式书信。

这才是我们日常生活中真正会大量用到的东西。给朋友发邮件，给关系不错的同事发信息，给脸熟的教授请个假……这些，才是“活”的信。

它的原则就一个：像个活人一样说话。

忘了那些“Dear”吧，除非你是在写一封很用心的信。一个简单的“Hi [名字],”或者“Hello [名字],”，甚至直接就是“[名字],”，都行。我给我导师发邮件，都是直接“Hi David,”。这就够了，非常自然。

结尾也一样。别再“Best regards,”了，跟你朋友你还“致以最诚挚的问候”？多奇怪。可以用“Best,”“Cheers,”（英式英语里很常见，表示感谢或者再见，很轻松），“Thanks,”（如果信里有求于人），或者干脆就一个名字落款。我有时候给我关系特好的朋友发邮件，结尾直接一个“- [我的名字首字母]”。这就够了。

非正式书信的魅力在于它的语气和个性。你可以用缩写，可以用感叹号，甚至可以用一点点表情符号（当然，看对方是谁，给老板发邮件还是算了）。你可以聊点私事作为开场白，“Hope you had a great weekend!”（希望你周末过得愉快！），这比“I am writing to inform you that…”要有人情味一百倍。

但是，非-正-式，不等于不-礼-貌。这是个天大的误区。你可以很随意，但你不能冒犯。比如，你催促一个关系不错但依然是同事的人，你可以说“Just a friendly reminder about the report :)”，而不是“Where is my report?”。前者是轻松的提醒，后者是审问。你品，你细品。非正式沟通，更考验一个人的情商和对文化差异的理解。

有些文化里，人们喜欢绕个圈子，先寒暄，再谈正事。有些文化，比如美国，就相对直接。你给一个美国教授写信请教问题，可以很直接地说“I am writing to ask for your advice on…”，他会觉得你很高效。但你可能给一个日本教授写信，就需要更多的铺垫和谦卑的语言。这个，没有公式，全靠你的观察和感受。

现在，我想聊点最核心，也最容易被忽略的东西——真诚。

无论正式还是非正式，一封信写得好不好，技术层面只占一半，另一半，甚至更重要的一半，在于你的真诚。

我收到过一封写得语法错误百出的感谢信，来自一个母语不是英语的学生。信里有拼写错误，有中式英语的痕跡，但他非常具体地写了我说的哪句话对他有启发，他做了什么尝试，结果怎么样。那封信我至今还保存着。

我也收到过无数封用词考究、格式完美、但内容空洞的套话信。比如，“Thank you for your insightful lecture. It was very inspiring.”（感谢您富有洞察力的讲座，非常鼓舞人心。）然后呢？没了。这种信，我看完就删，甚至记不住是谁写的。

你看到了吗？真诚，就是细节。是你真的把对方放在心上，真的在思考你想表达什么。你想感谢一个人，就别只说“谢谢”，你要说，你为什么谢他？他做的哪件事、说的哪句话，让你觉得需要感谢？你想请求帮助，就别只说“请帮我”，你要说清楚，你需要什么样的帮助？为什么你需要这个帮助？你自己的努力到了哪一步？

这才是沟通。写信，本质上是在跟一个看不见的人对话。你的文字，就是你的表情、你的声音、你的姿态。你是想让对方看到一个活生生、有血有肉的你，还是一个套着模板、面目模糊的“写信人”？

所以，别再纠结于“我该用哪个词”了。先问问自己，“我到底想说什么”。把你想说的话，用你自己的方式，坦诚地写下来。哪怕用词简单，哪怕句子不完美，一个真诚的表达，永远比一个华丽的空壳子更有力量。

最后，给你几个能立刻用上的小贴士，算是私房菜：

1. 逗号的力量：在英文信件里，结尾敬语（比如“Best regards”, “Sincerely”, “Thanks”）后面，永远，永远要跟一个逗号。这是个小细节，但做对了会显得你很地道。

2. 开场白：别再用“I hope this email finds you well.”（希望你收到这封邮件时一切都好）了，这已经成了商务邮件里的陈词滥调。如果你真的关心对方，不如来点具体的，比如“Hope you’re having a productive week.”（希望你这周工作顺利。）或者，如果你们之前有过交流，可以接着上次的话题，“Following up on our conversation last Tuesday…”（接着我们上周二的对话……）。

3. P.S.的妙用：在非正式邮件的最后，加一个“P.S.”（附言），有时候会有奇效。它可以用来补充一点不那么重要的信息，或者增加一点个人色彩，比如“P.S. Loved the photos of your new puppy you posted!”（又及：你发的新小狗的照片太可爱了！）。这会瞬间拉近你和收件人的距离。

所以，用英语写信怎么写？

它不是一个技术活，它是一个“心”活。是把你脑子里的想法和心里的感受，通过一种叫“英语”的工具，传递给另一个人。这个过程里，语境是地图，语气是表情，而真诚，是你唯一的通行证。

所以，别怕。去写吧。你的第一封英文信，可能笨拙，可能不完美，但只要那是你想说的话，它就比任何模板都有力量。